L’établissement stable : une obligation légale, pas une option fiscale

Beaucoup d’entrepreneurs, notamment ceux qui créent une société au Luxembourg ou en France pour travailler en Belgique, croient qu’il suffit d’un numéro de TVA pour être en règle. Faux. Pour exercer réellement une activité, il faut une unité d’établissement physique reconnue par la Banque Carrefour des Entreprises (BCE). Sans cela, votre TVA peut être annulée et vos factures rejetées.

Définition légale de l’établissement stable

Base légale : article 4 du Code de la TVA belge, circulaire AAFisc n°47/2021 du 20 décembre 2021 et article 5 du Modèle OCDE. Est considéré comme établissement stable un siège d’exploitation, un bureau, un atelier, un chantier ou tout autre lieu fixe d’affaires par lequel une entreprise exerce tout ou partie de son activité. Il faut une adresse réelle, un local accessible, un personnel ou matériel présent, et une activité identifiable.

En Belgique : unité d’établissement = enregistrement obligatoire à la BCE

Toute société active en Belgique doit enregistrer une unité d’établissement via un guichet d’entreprise agréé (Liantis, Xerius, UCM, etc.), fournir les preuves d’activité réelle (bail, photos, matériel, etc.), et déclarer cette adresse à la TVA. Sans cela, le SPF Finances considère que vous n’exercez pas légalement en Belgique et peut suspendre votre numéro de TVA.

Exemple concret : la société « fantôme luxembourgeoise »

Un entrepreneur crée une société au Luxembourg mais exerce ses chantiers uniquement en Belgique, sans bureau ni salarié sur place. L’administration belge considère alors qu’il dispose d’un établissement stable en Belgique, réclame la TVA belge sur toutes ses ventes, et parfois même les cotisations ONSS pour les travailleurs présents sur les chantiers. Dans certains cas, cela débouche sur une requalification en activité occulte avec amende et redressement.

Distinction entre siège social, siège d’exploitation et unité d’établissement

• Siège social : adresse légale inscrite dans les statuts (Luxembourg, Paris, Bruxelles) • Siège d’exploitation : lieu où l’activité est réellement exercée (atelier, chantier, bureau) • Unité d’établissement : inscription administrative obligatoire à la BCE (bureau, dépôt, point de contact client) Sans unité d’établissement enregistrée, une société étrangère ne peut pas obtenir de numéro d’entreprise belge valide.

Conséquences fiscales et sociales

1. TVA non déductible ou refusée : le client belge ne peut pas récupérer la TVA d’une société sans établissement stable. 2. Amende administrative : 500 à 5 000 € pour fausse immatriculation. 3. Redressement ONSS : si du personnel travaille en Belgique sans enregistrement. 4. Requalification fiscale : bénéfices imposés en Belgique (article 229 CIR 92).

Bon à savoir : un P.O. Box ne suffit pas

Les simples adresses de domiciliation ne constituent pas un établissement stable. L’administration exige un lieu d’exploitation effectif : présence régulière, matériel ou activité identifiable. Une adresse ne fait pas une entreprise : seule l’activité sur place fait foi.

Comment régulariser sa situation

1. Vérifiez si votre société dispose réellement d’un établissement stable en Belgique. 2. Si non, créez une unité d’établissement officielle via un guichet agréé. 3. Mettez à jour les données BCE et TVA. 4. Adaptez les déclarations fiscales et sociales.

L’accompagnement YouCall International

Chez YouCall International, nous identifions et régularisons les situations d’établissement stable pour : les sociétés belges travaillant à l’étranger, les sociétés étrangères opérant en Belgique, et les holdings transfrontalières nécessitant une immatriculation TVA correcte. YouCall International – Sécuriser votre présence, où que vous soyez.

📋 CHECKLIST DE CONFORMITÉ – ÉTABLISSEMENT STABLE

✅ Mon entreprise dispose d’un local réel (pas une simple boîte postale).

✅ J’ai une unité d’établissement enregistrée à la BCE.

✅ Je peux prouver une activité sur place (bail, matériel, personnel).

✅ Mon numéro de TVA est lié à cette adresse réelle.

✅ Je déclare mes ventes et achats selon la localisation effective.

✅ Je suis affilié à un secrétariat social si du personnel travaille sur place.

✅ Mes factures mentionnent la bonne adresse d’exploitation.

✅ En cas de doute, j’ai fait vérifier ma situation par YouCall International.

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