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Créer une SRL en Belgique : plan financier, notaire, BCE, TVA et UBO

Accompagnement complet pour constituer une SRL belge conforme, documentée et adaptée à votre activité.

La SRL est la forme de société la plus utilisée par les entrepreneurs belges. Depuis l’entrée en vigueur du Code des sociétés et des associations, il n’existe plus de capital minimum légal. Cela ne signifie pas qu’une SRL peut être créée sans moyens suffisants. Les fondateurs doivent justifier, dans un plan financier sérieux, que la société dispose de ressources adaptées à son activité pendant au moins les deux premières années.

CSA
Nouveau CSAPlus de capital minimum
2
Deux ansPlan financier obligatoire
⚖
NotaireActe authentique
UBO
UBO annuelConfirmation obligatoire
€
Coûts annuelsCotisation société

1Qu’est-ce qu’une SRL ?

La SRL, ou société à responsabilité limitée, est une société dotée d’une personnalité juridique propre. Elle dispose donc d’un patrimoine distinct de celui de ses actionnaires. En principe, les actionnaires ne sont responsables qu’à concurrence de leurs apports, sous réserve des règles relatives à la responsabilité des fondateurs, des administrateurs ou des fautes commises.

La SRL peut être constituée par une ou plusieurs personnes physiques ou morales. Les actions sont en principe nominatives et leur transfert peut être limité par les statuts.

À retenir : la SRL n’est pas une simple extension du patrimoine personnel du dirigeant. Elle a sa propre comptabilité, ses propres obligations, son propre patrimoine et ses propres responsabilités.

2Ce que le nouveau CSA a réellement changé

Avant le Code des sociétés et des associations, l’ancienne SPRL imposait un capital minimum légal. Depuis la réforme, la SRL n’est plus soumise à un capital minimum fixe.

Cette liberté ne signifie pas que les fondateurs peuvent choisir n’importe quel montant. Le CSA a remplacé la logique du capital minimum par une logique de responsabilité et de financement adapté.

Ancienne logique
Capital minimum légal imposé, souvent perçu comme une condition suffisante pour créer la société.
Nouvelle logique
Pas de capital minimum, mais obligation de prévoir des moyens raisonnablement suffisants pour l’activité.

3Le plan financier : le cœur de la constitution

Le plan financier n’est pas une formalité administrative. Il est remis au notaire lors de la constitution et doit justifier le montant des capitaux propres de départ à la lumière de l’activité projetée pendant une période d’au moins deux ans.

Lors de la constitution, il doit être porté à la connaissance des fondateurs et administrateurs que les moyens financiers mis à disposition de la société doivent être calculés pour permettre à la société de fonctionner normalement pendant au minimum les deux premières années, sur la base d’hypothèses réalistes.

Point essentiel : il ne s’agit pas de choisir un montant arbitraire. Une société de construction, un restaurant, un garage automobile ou une activité de consultance n’ont pas les mêmes besoins de départ.

Le plan financier doit notamment expliquer :

  • l’activité projetée ;
  • les sources de financement à la constitution ;
  • les investissements nécessaires ;
  • les charges fixes et variables ;
  • le budget des recettes et dépenses sur au moins deux ans ;
  • les comptes de résultats projetés après 12 et 24 mois ;
  • les besoins de trésorerie ;
  • les hypothèses de chiffre d’affaires ;
  • la cohérence entre les moyens disponibles et l’activité prévue.

4Pourquoi un apport trop faible peut engager la responsabilité

Si la société est déclarée en faillite dans les premières années et que les moyens financiers prévus lors de la constitution apparaissent manifestement insuffisants pour l’activité projetée, la responsabilité des fondateurs peut être recherchée dans les conditions prévues par le CSA.

Le tribunal peut alors examiner le plan financier pour vérifier si les fondateurs avaient sérieusement évalué les besoins de la société.

Exemple : créer une SRL avec un apport très faible n’est pas automatiquement interdit. Mais si l’activité nécessite du stock, du personnel, des véhicules, un local, des assurances, du matériel ou de longs délais de paiement clients, les moyens de départ doivent être adaptés.

5Les étapes de création d’une SRL

1
Vérifier les fondateurs
2
Plan financier
3
Compte bancaire
4
Acte notarié
5
BCE
6
TVA / UBO
7
Début activité
La vérification de l’interdiction de gérer doit intervenir au début du dossier. Si la personne ne peut pas exercer une fonction de direction, les autres formalités deviennent secondaires.

6BCE, TVA, UBO et PEPPOL

FormalitéObjectifPoint d’attention
BCEInscription de la société et de ses unités d’établissement.Les codes NACE doivent correspondre à l’activité réelle.
TVAIdentification de la société à la TVA.L’administration peut demander des preuves d’activité et d’unité d’établissement.
UBODéclaration des bénéficiaires effectifs.Mise à jour dans les 30 jours en cas de changement et confirmation annuelle obligatoire.
PEPPOLFacturation électronique structurée B2B.Obligation belge depuis le 1er janvier 2026 pour les opérations B2B concernées.

7Registre UBO et livre des actionnaires : deux obligations différentes

Le registre UBO ne remplace pas le registre des actions. Une SRL doit tenir un registre des actions nominatives, souvent appelé livre des actionnaires. Ce registre peut exister en version papier ou électronique, pour autant que les conditions légales soient respectées.

Le registre des actions permet de retracer l’identité des actionnaires, le nombre d’actions détenues, les transferts d’actions et certaines mentions particulières comme les nantissements ou usufruits lorsqu’ils existent.

Erreur fréquente : croire que l’inscription UBO suffit. Le registre UBO et le livre des actionnaires poursuivent deux objectifs différents et ne se remplacent pas.

8Obligations annuelles d’une SRL

ObligationPériodicitéCommentaire
Cotisation annuelle à charge des sociétésAnnuelleDue par les sociétés assujetties à l’impôt belge des sociétés ou à l’impôt des non-résidents. Une dispense peut être demandée dans certains cas.
ComptabilitéPermanenteLes pièces doivent être conservées et accessibles.
Comptes annuelsAnnuelleApprobation et dépôt selon les règles applicables.
Déclaration ISOCAnnuelleDéclaration fiscale de la société.
TVAMensuelle ou trimestrielleSelon le régime TVA applicable.
Listing annuel TVAAnnuelle si applicableRelevé des clients assujettis belges.
UBOConfirmation annuelleObligatoire même en l’absence de changement.
Assemblée généraleAnnuelleApprobation des comptes et affectation du résultat.

9Cotisation annuelle à charge des sociétés

Une SRL est en principe redevable d’une cotisation annuelle à charge des sociétés, payée auprès d’une caisse d’assurances sociales. Cette cotisation fait partie des frais récurrents à prévoir après la constitution.

Dans certains cas, une dispense temporaire ou une exonération peut être demandée si les conditions réglementaires sont réunies, notamment pour certaines sociétés débutantes ou inactives. Cette dispense n’est pas automatique : elle doit être demandée et justifiée auprès de la caisse compétente.

À prévoir dans le budget : la création d’une SRL ne se limite pas aux frais de notaire. Il faut également anticiper les frais annuels : cotisation société, comptabilité, dépôt des comptes, assurances, compte bancaire, fiscalité et obligations administratives.

10Conservation des documents et sauvegardes

La société doit conserver ses documents comptables, fiscaux et administratifs pendant les délais prévus par la loi. En pratique, les factures, pièces comptables, extraits bancaires, déclarations et justificatifs doivent pouvoir être produits lors d’un contrôle.

Point de vigilance : conserver les documents uniquement sur un ordinateur, un serveur ou un cloud peut poser problème en cas de panne, perte d’accès, suppression accidentelle, piratage ou attaque informatique. Une sauvegarde indépendante, et si possible une copie papier ou une copie hors site pour les documents importants, est fortement recommandée.
  • conserver les originaux lorsque la réglementation l’exige ;
  • prévoir une copie numérique organisée ;
  • garder une sauvegarde indépendante ;
  • éviter que toutes les pièces soient uniquement dans une boîte mail ;
  • récupérer les archives lors d’un changement de comptable ou de logiciel.

11Distribution de dividendes : attention les premières années

La SRL peut distribuer des dividendes, mais cette distribution est encadrée. L’organe d’administration doit notamment tenir compte du test d’actif net et du test de liquidité.

Durant les deux premières années, la distribution de dividendes est souvent délicate, car la société doit préserver sa trésorerie, financer son démarrage et démontrer que ses moyens restent suffisants. Une distribution trop rapide peut fragiliser la société et engager la responsabilité de l’organe d’administration selon les circonstances.

Erreurs fréquentes

  • confondre absence de capital minimum et absence de moyens ;
  • préparer un plan financier irréaliste ;
  • oublier la cotisation annuelle des sociétés ;
  • ne pas confirmer l’UBO ;
  • ne pas tenir le livre des actionnaires.

Contrôles possibles

  • plan financier en cas de faillite rapide ;
  • registre UBO ;
  • comptabilité et pièces justificatives ;
  • registre des actions ;
  • déclarations TVA et ISOC.

Risques

  • responsabilité des fondateurs ;
  • amendes UBO ;
  • retards administratifs ;
  • refus de déduction fiscale ou TVA ;
  • problèmes lors d’une cession ou reprise.

Objectif

Créer une SRL viable, documentée, conforme et capable de supporter ses obligations durant les premières années.

Références légales principales

  • Code des sociétés et des associations : règles relatives à la SRL, à sa constitution, au plan financier, aux fondateurs, aux administrateurs et aux distributions.
  • CSA, article 5:4 : plan financier remis au notaire et justification des capitaux propres de départ pour une période d’au moins deux ans.
  • CSA, article 5:16 : responsabilité des fondateurs dans certaines situations, notamment en cas de faillite rapide liée à une insuffisance manifeste des moyens.
  • Réglementation UBO : identification, mise à jour et confirmation annuelle des bénéficiaires effectifs.
  • Législation TVA : identification, déclarations, facturation et obligations PEPPOL.
  • Législation sociale des indépendants : affiliation et cotisation annuelle à charge des sociétés.

À lire avec prudence

Cette page vulgarise le CSA et les obligations principales d’une SRL. Elle ne remplace pas l’analyse d’un dossier particulier. Le financement nécessaire dépend de l’activité, du secteur, des investissements, des charges, du personnel, des délais de paiement et des risques propres au projet.

FAQ

Peut-on créer une SRL avec un faible apport ?

Oui si les moyens restent raisonnablement suffisants au regard de l’activité. Un faible apport n’est pas interdit, mais il doit être justifié par un plan financier sérieux.

Le plan financier est-il publié ?

Non. Il est remis au notaire et reste confidentiel, sauf dans les situations où la loi permet son examen.

L’UBO doit-il être confirmé chaque année ?

Oui. Les données UBO doivent être confirmées annuellement, même si rien n’a changé.

Le registre des actions est-il encore obligatoire ?

Oui. Le livre des actionnaires reste obligatoire et ne se confond pas avec le registre UBO.

⚠
Important : la création d’une SRL doit être envisagée comme un projet structuré. L’absence de capital minimum légal ne supprime pas l’obligation de financer correctement la société, de tenir ses registres, de conserver ses pièces et de respecter ses obligations annuelles.

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